At sørge for en smidig onboarding af medarbejdere spredt ud over kloden kan være en kompleks opgave. Det er dog afgørende at give alle dine ansatte, uafhængigt af deres geografiske placering, de nødvendige redskaber og en følelse af at være del af holdet. Her er nogle nøglestrategier til at optimere global onboarding:
Standardiseret onboarding sikrer ensartet information og oplevelse globalt
Lokal tilpasning af onboarding er afgørende for kulturel relevans
Brug af teknologi og mentorprogrammer kan optimere global onboarding
1. Skab et ensartet onboardingforløb for alle
Ved at etablere et fælles forløb, sikrer du, at alle dine medarbejdere får adgang til den samme grundlæggende viden og oplevelse, uagtet deres fysiske placering. Dette kunne involvere fælles træningssessioner, løbende opdateringer og en indføring i virksomhedens kultur og værdigrundlag.
2. Lokal tilpasning er afgørende
Selvom en standardiseret proces er værdifuld, er det essentielt at tilpasse denne til de unikke behov, der kan være i de forskellige regioner. Dette kunne omfatte hensyntagen til lokale love og regler, kulturelle særpræg og tidszoner. Universelle løsninger er ikke altid en farbar vej, og det er derfor vigtigt når vi taler om ensartethed, at forløbenes hovedbudskaber er ens, men at tidslinjen for forløbet kan være fleksibel og tilgodese den lokale kontekst.
3. Udnyt teknologiens muligheder
Teknologien kan være en fantastisk facilitator i en global onboardingproces. Derfor bliver det også stærkt anbefalet, at en organisation gør brug af digitale løsninger til at formidle viden og indhold om organisationen. Digitale løsninger som en onboardingplatform, videomøder, online træningssessioner og fælles dokumenter kan være med at sikre, at alle har adgang til den samme viden, uanset hvor de sidder, eller hvor mange de er. Således er vi ikke begrænset til fælles møder, vi kan løbende og kontinuerligt formidle organisationens kultur.
4. Mentorprogrammer
Mentorprogrammer kan være et effektivt redskab til at integrere nye medarbejdere i teamet, selv på afstand. En mentor kan tilbyde vejledning, svare på spørgsmål og hjælpe med at etablere forbindelser på tværs af teamet. Et succesfuldt mentorprogram indebærer dog en investering i mentorarbejdet. En mentor er ikke blot en kollega, der står til rådighed, men er en sparringspartner, der er pro-aktiv i at flytte den nye medarbejders eksisterende vidensniveau om bl.a. kultur og opgaveløsning.
5. Løbende feedback og forbedring
At skabe en effektiv onboardingproces kræver løbende feedback og forbedringer. Inviter medarbejdere til at dele deres oplevelser, og brug denne feedback til at justere og forbedre processen løbende. Dette kan bl.a. gøres ved konsekvent at indsamle feedback fra de seneste nye medarbejderforløb, og på baggrund af feedbacken vurderes det, hvilke justeringer, der kan fremme organisationens ønske om at tilbyde spændende og gode onboardingprocesser.
Derudover er det essentielt, at den individuelle medarbejder tilbydes løbende samtaler med et maximalt interval på én måned mellem samtalerne. Møderne kan afholdes sammen med medarbejderens nærmeste leder og med eventuel deltagelse af mentoren. Vigtigst for samtalen er, at afdække hvor medarbejderen er henne i sin onboardingproces, og hvilke behov der er opstået for træning siden sidst. På denne måde kan I sikrer en kontinuerlig justering af den enkeltes træningsbehov, og dermed fremme deres produktivitet betydeligt.
6. Tålmodighed er en dyd
Husk på, at onboarding er en proces, og det tager tid. Det kan tage måneder for en ny medarbejder at blive fuldt integreret i teamet og forstå virksomhedskulturen, specielt når de opererer over flere lande og kulturelle grænser.
Ved at anvende de rette strategier og redskaber kan du skabe en effektiv onboarding, uanset hvor dine medarbejdere er. Det vigtigste er, at dine ansatte føler sig velkomne og understøttede, og at de føler sig som en del af teamet fra første dag.
