Blodsygdomme: OnboardingGUIDE

Fra rekrutteringsudfordringer til stolthed: Sådan har Blodsygdomme transformeret onboarding med GUIDE

Afdeling for Blodsygdomme på Aarhus Universitetshospital oplevede høj personaleomsætning og udfordringer med at tiltrække nye medarbejdere. For at vende udviklingen satte Kvalitetskoordinator Thomas Aagaard og Udviklingsansvarlig sygeplejerske Camilla sig for at skabe en stærkere og mere ensartet onboardingproces - uden at miste den lokale identitet i de enkelte afsnit. Med GUIDE som værktøj lykkedes det at samle afdelingen om en fælles tilgang, reducere forberedelsestiden og samtidig styrke rekrutteringen.

I sommeren 2021 blev det klart, at noget måtte ændres

For år tilbage var afdeling for Blodsygdomme ramt af høj personaleomsætning og rekrutteringsudfordringer - så én ting stod klart: Onboarding-processen skulle løftes.

Onboarding fulgte en klassisk model: En introduktions- og oplæringsansvarlig sygeplejerske forberedte sig, tog imod og fulgte den nyansattes udvikling og trivsel. Det centrale læsemateriale blev givet i form af et ringbind på første arbejdsdag.

Men i praksis virkede det ikke tilstrækkeligt. Mange nyansatte blev overvældede og usikre. De introduktions- og oplæringsansvarlige sygeplejersker hørte dem ofte spørge:

“Hvordan skal jeg kunne overskue det her? Hvad er det, jeg skal læse nu? Hvornår er det, at jeg skal vide det her? Hvad er der af forventninger til mig?”

Samtidig krævede forberedelserne mange ressourcer i de enkelte afsnit - særligt fordi Blodsygdomme er et fagligt tungt og komplekst speciale.

Endelig, stod det klart, at afsnitsopdelt onboarding gav et fragmenteret billede. De nyansatte manglede forståelse for afdelingen som helhed: Organisering internt i afsnittet og på tværs af afdelingen, indsigt i patientforløbet på tværs af afsnit, tværfagligt samarbejde, kultur, sprog og sociale rammer.

Så hvordan kunne de skabe en effektiv og ensartet tilgang til onboarding, der både respekterede afsnittenes forskellighed og samtidig gav nyansatte en tryg helhedsforståelse af afdelingen? Hvordan åbner man op for vidensdeling på tværs af afsnittene, når det kommer til oplæring af nye? Og hvordan kunne de motivere de nyansatte til at tage ejerskab over deres egen læring?

Dét blev startskuddet til en ny tilgang, hvor GUIDE ikke kun blev et digitalt værktøj, men en katalysator for at gentænke onboarding-kulturen - og til at styrke sammenhængen i hele afdelingen.

Når onboarding halter, halter alt

Forskning og erfaring fra sundhedsvæsenet og andre sektorer viser, at mangelfuld onboarding kan få store konsekvenser - både for den enkelte og for teamet omkring.

Nyansatte føler sig usikre og overvældede
Trivsel og faglig selvtillid daler
Fejlrisikoen stiger - og flere siger hurtigt op
Teamet presses af konstante rekrutteringer og oplæring
Sammenhæng og patientsikkerhed kan blive udfordret

Kilde: SHRM (2024) og Becker's Hospital Review (2022)

Sådan fordeles onboardingansvaret hos Blodsygdomme

Udviklingsansvarlig sygeplejerske Camilla og Kvalitetskoordinator Thomas faciliterer de overordnede processer for onboarding
Ejerskabet for den konkrete onboarding ligger i de enkelte afsnit
Udvalgte medarbejdere i det enkelte afsnit, med indsigt i og ansvar for introduktion og oplæring, planlægger og bygger introduktionsforløbet på GUIDE-platformen

Onboarding blev løftet på 3 væsentlige områder

Det var Camilla og Thomas, der tog ansvaret for at implementere GUIDE på tværs af Blodsygdomme, herunder at facilitere de centrale samarbejdsprocesser, som skulle sikre en god forankring i hvert afsnit. Det krævede tæt dialog og motivation af de introduktions- og oplæringsansvarlige på de enkelte afsnit - for selvom de fortsat skulle stå for den daglige onboarding, skulle de nu gøre det med GUIDE som deres digitale værktøj.

Når Camilla og Thomas ser tilbage, står det klart: GUIDE har løftet onboarding på tre afgørende områder.

Mere afdelingsnært og vedkommende læringsmateriale

Med GUIDE er Blodsygdomme gået fra ringbind, fysiske breve og usagte forventninger til et fyldestgørende, forståeligt og personligt onboardingforløb, som den nyansatte tilgår via GUIDE-appen. Den nyansatte kan tydeligt skelne mellem indhold om afdelingen som helhed og det, der er specifikt for det enkelte afsnit og stillingen. Bedre indhold højner kvaliteten i onboardingen.

- Vi har været meget optaget af, at indholdet er kontekstspecifikt og nærværende, fortæller Thomas.

Derfor startede processen med, at de i fællesskab forholdt sig kritisk til det eksisterende materiale. Signe Mosbjerg Wengel var en af de første introduktions- og oplæringsansvarlige sygeplejersker, der deltog i arbejdet med at udvikle onboardingforløb på GUIDE-platformen. Hun fortæller her om processen, og hvilket nyt onboarding-indhold, det har resulteret i:

En af de måder, de har gjort indholdet mere nærværende, er ved at bruge video - fx til at introducere ledelsen og kolleger i afsnittet, men også til at gennemgå praktiske procedurer som den nyansatte kan gense igen og igen

- Det er lettere at huske sine kollegaer, når man også har en stemme på dem. Fordi ellers så er der 50 mennesker, man ikke kender. Så det der med at få sat et ansigt på, hvem er det lige, der er nogle nøglepersoner på afdelingen. Det synes jeg fungerede virkelig godt. Det ved man jo, at når sanserne bliver sat i spil, så husker man bedre, fortæller Josephine Dalsgaard Nielsen, der er nyansat sygeplejerske på Blodsygdomme og derfor har haft en skræddersyet onboardingGUIDE.

For Camilla har processen betydet mere end optimeret materiale. Den har styrket samarbejdet på tværs af afsnittene - fra at være opdelt til at sparre med hinanden om god onboarding som en samlet afdeling.

- Onboarding er blevet et fælles projekt, som vi er rigtig stolte af, fortæller Camilla, der gerne deler ud af deres erfaringer til andre hospitalsafdelinger.

Men den nye tilgang til onboarding afspejler sig ikke bare i det rette faglige, praktiske og kulturelle indhold, men også i selve måden, informationen bliver givet på.

Mere overskuelig informationsmængde

En anden vigtig ændring er nemlig, at informationen nu doseres over tid i stedet for at blive givet på én gang. Indholdet frigives i takt med oplæringens fremgang, så den nyansatte gradvist introduceres til ny og relevant viden.

- Når vi har delt informationen ind i tid, er det mere intuitivt. Det giver også en bedre forventningsafstemning med de nyansatte og på den måde skaber det større tryghed at lande i et nyt job, fortæller Thomas.

Hvis en nyansat arbejder på tværs af afsnit, får vedkommende to onboardingforløb i GUIDE-appen, så vedkommende kan skifte mellem dem alt efter vagtskemaet. Signe fortæller bl.a. i denne video, at “de nyansatte får læst meget mere nu - de er mere velforberedte til dag ét”, og hvordan viden nemmere kan genbesøges nu:

I nogle afsnit er onboardingforløbet endda startet før første arbejdsdag, så den nyansatte allerede hjemmefra kan orientere sig og føle sig bedre klædt på. For nyansatte Josephine betød det, at hun både fik sat ansigt på kollegaer og blev introduceret til specialet.

- Jeg tænkte, at det var egentlig meget rart lige at få sat et ansigt på dem, jeg kunne møde. Jeg synes også, at det er mere overskueligt end et ringbind. I app'en kan jeg krydse af, når jeg har læst det, jeg skal. Det synes jeg er fint fordi inde i mit hoved kan jeg godt lide, at der er orden i tingene, og jeg ved, at jeg har læst det, jeg skal læse til i morgen, fortæller Josephine, der uddyber i videoen her:

For Josephine betød det ikke bare, at hun kunne genkende ansigterne - men også, at hun mødte op med større ro og klarhed over, hvad der ventede på første arbejdsdag, og hvor hun kunne finde den information, der var relevant for hendes oplæring.

Mindre forberedelsestid, når nyansatte skal starte

Når et onboardingforløb først er oprettet i GUIDE, kan det genbruges til næste nyansatte. GUIDE beregner automatisk, hvornår indholdet skal præsenteres ud fra startdatoen, hvilket har stor betydning for de introduktions- og oplæringsansvarliges forberedelsestid. Dertil er der nu bedre mulighed for løbende at opdatere og videreudvikle indholdet.

- Hvis jeg ikke havde lavet en masseproduktion af mapper før, så skulle jeg sidde og printe en ny mappe. Nu er det jo bare nogle få klik og så har den nyansatte jo allerede indholdet. Så på den måde sparer jeg tid, fortæller Signe Mosbjerg Wengel.

Som tovholder, har Camilla fået lignende tilbagemeldinger: Forberedelsestiden er reduceret. Nu kan de introduktions- og oplæringsansvarlige bruge mere tid på at skabe relationer og sikre faglig sidemandsoplæring på stuerne.

Typer af onboardingforløb på Blodsygdomme

GUIDE platformen bruges til at bygge onboardingforløb til:

Nyansat plejepersonale i sengeafsnittet
Nyansat plejepersonale i transplantationsafsnittet
Nyansat plejepersonale i Klinik 1 & 2
Elever og studerende

For Camilla og Thomas handlede en bedre onboarding således ikke kun om at skabe stærkere onboardingforløb for de nyansatte - det blev også en rejse i at forstå, hvordan man skaber forandring på tværs af en stor afdeling. Undervejs fik de værdifulde indsigter i både de digitale og de menneskelige sider af forandringsprocessen.

Hvad lærte Blodsygdomme undervejs?

Blodsygdomme har grebet implementeringen af GUIDE både struktureret og professionelt an. De afsatte tid og ressourcer til at gøre GUIDE til deres fælles digitale redskab for bedre onboarding. Men hvad har egentlig været svært? Hvad er vigtigt at gøre i sådan en proces?

Camilla og Thomas deler tre vigtige erfaringer- til inspiration for andre, der står foran en lignende rejse.

“Det vi tænker bag skrivebordet er ikke altid virkeligheden”

Sådan reflekterer Thomas om arbejdet med at udvikle en ny onboarding, der giver mening for den nyansatte. Fra start har Camilla og Thomas haft én klar ambition, som de er blevet bekræftet i: At forbedringerne skulle tage afsæt i modtagerens virkelighed - nemlig den nyansatte - og være en hjælp og støtte for dem.

- GUIDE er jo ikke fordi Camilla og jeg, eller en afdelingsledelse, synes, at det er en god idé. Det skal være fordi, at de som modtager en onboardingGUIDE synes, at det er en hjælp til dem, understreger Thomas.

Men hvornår ved man, om man laver noget indhold, der giver værdi? Camilla og Thomas har været nysgerrige over for, hvad og hvornår der er brug for information, når man træder ind i et nyt arbejdsliv. Derfor har de testet og indført evalueringer via spørgeskemaer og fokusgruppeinterviews med de nyansatte.

“Det har været super god læring”, fortæller Thomas. Undervejs har de måttet justere kursen, når tilbagemeldingerne viste et andet behov, end de selv havde forudset. Fx. viste det sig, at de nyansatte efterspurgte mere viden om specialet og arbejdsgangene tidligt i forløbet - mens praktiske og kulturelle informationer kunne vente lidt.

Digitale redskaber vækker stadig skepsis

Implementeringen har også krævet tålmodighed. Camilla og Thomas erfarede hurtigt, at forandringen skulle ske i små skridt. Nogle kollegaer spurgte, om GUIDE ville erstatte alt - og om den nære relation til den nyansatte ville forsvinde, hvis en app tog over.

- Der er nogle, der har haft en barriere. Skal det erstatte noget introduktion, oplæring og dén relation, der er enorm vigtig, når man er nyansat?, er ofte stillet spørgsmål fra kolleger, forklarer Camilla.

For Camilla og Thomas har det derfor været vigtigt at skabe bred tryghed omkring de nye digitale GUIDE-værktøjer: At de ikke er en erstatning, men en støtte for både den nyansatte og teamet - og i sidste ende for patienten. Hør Camilla fortælle om den erfaring i videoen her:

Kan vi pushe information i fritiden?

Et af de spørgsmål, der opstod undervejs, handlede om balancen i at sende notifikationer til den nyansatte. GUIDE giver mulighed for at minde den nyansatte om opgaver - fx at se en video, hvor en kollega demonstrerer en arbejdsgang. Men hvornår er det rigtige og forkerte tidspunkt at pushe sådan en notifikation? I denne video fortæller Thomas om de overvejelser, de har haft i denne forbindelse.

Igen har det været afgørende for Blodsygdomme at give plads til afsnittenes forskelligheder til et vis punkt. Hvad notifikationer angår, er det for nogle afsnit meningsfyldt at udsende information via notifikationer inden første arbejdsdag, hvorefter de reduceres. Andre afsnit har fravalgt notifikationer.

Erfaringerne har givet Camilla og Thomas værdifuld indsigt i både de digitale og menneskelige aspekter af forandringen. Og de har nu set, hvordan arbejdet med onboarding har skabt konkrete resultater.

Resultaterne mærkes: Flere kandidater, mindre flow - og nye muligheder

En velstruktureret onboarding gør mere end blot at introducere nye medarbejdere til opgaver og rutiner. Den kan være en afgørende faktor i at vende en negativ spiral, hvor høj personaleomsætning og vanskeligheder med at rekruttere forstærker hinanden.

Når onboarding fungerer, hjælper det nye medarbejdere til hurtigere at blive trygge, kompetente og knyttede til arbejdspladsen. De føler sig bedre klædt på og mere som en del af fællesskabet - og risikoen for at de forlader stillingen tidligt mindskes. Samtidig bliver det nemmere for erfarne medarbejdere at tage imod nye kolleger, da oplæringen vha. GUIDE i højere grad kan tage afsæt i, hvor den nyansatte er i sit introduktionsforløb.Det kan styrke motivationen, aflaste presset i hverdagen og skabe en stærkere kultur for videndeling.

Oven i det sender en velfungerende onboarding et signal om professionalisme - både til nye ansatte og til omverdenen. En arbejdsplads, der tager imod nye med åbne arme og klare rammer, fremstår som et trygt og attraktivt sted at arbejde. Det kan øge lysten til at søge stillinger, både via mund-til-mund, praktikophold og positive fortællinger i faglige netværk.

For afdeling for Blodsygdomme har arbejdet med GUIDE givet netop de gevinster. I dag er onboardingforløbene velimplementeret på tværs af afsnittene, med et klart mål om at gøre nye medarbejdere trygge og hurtigt klar til kerneopgaven - uden at miste den lokale “vibe” fra de forskellige afsnit.

Resultaterne mærkes allerede: De nyansatte er bedre forberedt fra dag ét og dermed øges kvaliteten af introduktionsforløbene. Samtidigt reduceres forberedelsestiden for de introduktions- og oplæringsansvarlige sygeplejersker, og der er opstået en større, fælles faglig stolthed omkring onboarding. Dertil siges:

- Nu står vi faktisk og kan vælge mellem plejepersonalet, når stillinger slås op, fortæller Thomas og tilføjer, at flowet faktisk også er blevet mindre siden ibrugtagningen af GUIDE.

Men potentialet rækker videre. Camilla og Thomas ser allerede nye muligheder i at bruge GUIDE som et dynamisk opslagsværk for de fastansatte - og som et værktøj til kompetenceudvikling på tværs af afsnittene.